従業員の無断欠勤が続き、電話、SMS、メールを送っても反応がない。このような場面では、会社としてどこまで連絡を試みるべきか、いつ書面対応に進むべきか、悩まれることが少なくありません。
特に、単なる欠勤ではなく、本人と一切連絡が取れない状態が続く場合には、安否確認の視点と、労務管理上の対応とを切り分けながら、段階的に進める必要があります。
本記事では、無断欠勤が続き、本人と連絡が取れない場合を想定し、初動のヒアリング、連絡ログの残し方、書面送付、自宅訪問、最終的な退職・解雇対応に至るまでの流れを、実務目線で整理します。
1．まず「何が起きているのか」を整理する
無断欠勤が発生した場面では、いきなり処分ありきで考えるのではなく、まず事実関係を整理する必要があります。
この種の事案では、①契約・規程、②事実経過、③連絡状況の3つを分けて確認していくと、頭の中がかなり整理しやすくなります。実際、ヒアリングシートでも、雇用形態・就業規則・無断欠勤条項・欠勤開始日・最終出勤日・貸与物・連絡履歴といった項目を分けて拾える構成にしておくと、後の判断がぶれにくくなります。
特に重要なのは、次の4点です。
- 最終出勤日と無断欠勤開始日
- 就業規則に無断欠勤条項があるか
- これまでにどのような連絡を試みたか
- 本人にやむを得ない事情がある可能性を排除できるか
ここが曖昧なまま進むと、後で「会社は十分に確認していない」「就業規則の条項を正確に見ていない」といった問題が起きやすくなります。
2．この場面で会社が持つべき視点
本人と連絡が取れない場合、会社が持つべき視点は1つではありません。
無断欠勤が続いているからといって、最初から「もう辞めたものとして扱う」と短絡的に進めるのは危険です。他方で、何も記録を残さず曖昧に待ち続けるのも適切ではありません。
この種の事案では、感情ではなく、事実を積み上げながら進めることが重要です。
3．連絡ログを残しながら、段階的に対応する
実務では、電話、SMS、メール、書面、自宅訪問と、段階を踏んでいく形が基本になります。重要なのは、「何をしたか」だけでなく、「いつ、誰が、どの手段で、どのような結果だったか」を時系列で残しておくことです。
口頭では「何度も連絡した」と言えても、記録がなければ後で弱くなります。逆に、連絡ログが整っていると、会社としての対応の丁寧さが見えやすくなります。
この流れは、単に「段取りがきれい」という話ではありません。安否確認のフェーズ、意思確認のフェーズ、最終処理のフェーズを分けることで、会社の判断が急すぎるものではなかったことを示しやすくなります。
4．No10の位置づけ──最初の重い通知で何を伝えるか
No10は、この流れの中で最も重要な書面の1つです。単なる催告書ではなく、会社が把握している事実、就業規則上の位置づけ、今後の法的処理の見通しをまとめて示す役割があります。
今回作成したNo10では、無断欠勤が継続し、電話、SMS、メール及び書面による連絡にも応答がないことを明記したうえで、就業規則上の当然退職条項に基づく処理を示しつつ、万一その成立に見解の相違がある場合に備えて、予備的に普通解雇を通知する構成にしています。さらに、入院その他やむを得ない事情がある場合には、資料を添えて期限までに申し出るよう促しています。
この「主位：当然退職、予備：普通解雇」という二段構えは、実務上かなり重要です。就業規則に当然退職規定があっても、その適用場面や有効性に争いが生じる可能性があるためです。そのため、1本足ではなく、もう1本の処理ルートも意識しておく方が、後で座りやすい場面があります。
また、No10では、いきなり結論だけを書き切るのではなく、「事情があれば申し出てほしい」という窓口も残しています。この一文があることで、会社として事情確認の余地を残しながら進めていることが見えやすくなります。
5．No11の位置づけ──自宅訪問ではなく「最終確認」
書面を送ってもなお連絡がない場合には、自宅訪問を検討することがあります。ただし、この場面で大事なのは、訪問を「圧力」ではなく「最終確認」と位置づけることです。
No11の投函メモでも、不在時には威圧的な表現を避け、「ご連絡ください」を中心にし、その場で処分を断定しすぎない設計にしています。また、実際の訪問日時、担当者、投函の有無、現地状況は、社内記録として残しておくことを前提としています。
この設計は、とても実務的です。自宅訪問の場面では、つい会社側が感情的になりやすいのですが、そこを抑えて、「勤務状況および今後の必要事項確認のため訪問した」「案内事項があるので連絡を求める」というトーンにとどめる方が安全です。
訪問を行う場合は、2名、日中、短時間を基本とし、相手方を追い詰めるようなやり方にならないよう注意したいところです。
6．No12の位置づけ──最終処理をどう締めるか
No12は、ここまでの連絡経過、書面送付、自宅訪問を踏まえて、会社としての最終処理を通知する書面です。
今回作成した最終通知では、本人に連絡が取れず、先行書面で事情申出の機会も付与し、自宅訪問まで行ったにもかかわらず、なお事情の申出も就労継続意思の確認もできなかったことを踏まえて、当然退職として取り扱うこと、または先に通知していた予備的普通解雇が効力を生じたことを改めて通知する構成になっています。
ここで重要なのは、No12単体で結論だけを言うのではなく、No10までの経過とNo11の確認行為を踏まえて締めることです。つまり、No12は単独で強いのではなく、No7からNo11までの積み重ねの上に成り立つ書面です。
7．この種の事案で残しておきたい資料
無断欠勤・連絡不能事案では、「何を残したか」がそのまま会社の強さにつながります。感覚的に進めるのではなく、資料として残せるものを意識しておくべきです。
- ヒアリングシート
- 連絡ログ
- SMS・メールの送信記録
- 書面の写しと発送記録
- 配達証明・追跡結果
- 自宅訪問時の社内記録
- 就業規則の該当条項
特に、ヒアリングシートと連絡ログがあると、「何が前提で」「どの対応を」「どの順番で進めたか」が見えやすくなります。これにNo10、No11、No12の各書面が乗ることで、かなり実務的な一連の流れになります。
8．まとめ
無断欠勤が続き、本人と連絡が取れない場合、会社として重要なのは、いきなり結論に飛ぶことではなく、事実確認、安否確認、意思確認、記録化を段階的に行うことです。
そして、この場面では、ヒアリングシートで前提を固め、連絡ログで経過を残し、No10で重い通知を行い、No11で最終確認を試み、No12で最終処理を締めるという流れが、実務上かなり機能します。No10では、当然退職の通知と予備的普通解雇の通知を併せて行い、No11では威圧的な表現を避けて連絡導線を残し、No12ではそれまでの経過を踏まえて最終処理を通知する構成になっています。
この種の事案は、感情的に処理するほど危うくなります。だからこそ、会社として何を確認し、何を残し、どの順番で進めるかをあらかじめ整理しておくことが重要です。
